RSA du Canada coupe le papier, pas les arbres!

À titre de Directeur financier de la RSA du Canada, John Asher aime les budgets rigoureux. Et en tant que père de famille, il aime l’idée de léguer une planète en santé à ses deux fils. Lorsqu’un coup d’œil aux livres comptables de sa compagnie d’assurances lui a révélé que celle-ci avait consommé, l’an dernier seulement, l’équivalent d’environ 17 millions de feuilles de papier à l’interne (ce qui correspond à près de 500 arbres), John a accepté avec joie le rôle de partenaire principal du Défi de la réduction de papier du WWF-Canada, qui avait lieu au mois d’avril.

Ceci n’est qu’un exemple de l’engagement de longue date déployé par la RSA du Canada pour le développement durable. Au fil des ans, l’entreprise a su implanter une panoplie d’initiatives écologiques telles que l’utilisation de cartouches d’encre recyclables, l’utilisation de papier certifié FSC exclusivement, la participation au Grand nettoyage des rivages canadiens et le rôle de commanditaire principal de la campagne « Planète vivante au travail ».
Dans le cadre du Défi de la réduction de papier, l’entreprise a encouragé ses employés à diminuer leur empreinte écologique en matière de papier. Dans certains cas, cela impliquait simplement la déconnexion de certaines imprimantes afin de freiner le réflexe CTRL+P. Mais cela impliquait aussi de prendre le temps de mieux comprendre les besoins des employés afin d’investir dans des outils tels que eSignLive, une application permettant la signature numérique des documents. Par la même occasion, le personnel en a profité pour optimiser les logiciels existants tels que Microsoft OneNote, afin de prendre des notes durant les réunions. De plus, les employés encouragent maintenant leurs fournisseurs et partenaires à éliminer la copie papier des documents échangés avec eux. « Nous avons constaté que les deux principales raisons pour lesquelles les employés imprimaient étaient la signature de documents et la prise de notes en réunions, avance John. Il nous a été facile d’identifier des solutions numériques afin de répondre à ces besoins. »

Pour stimuler la participation des employés, la RSA du Canada a tenu des discussions en ligne afin de permettre à ceux-ci de partager leur expérience. « Nous avons également accueilli la conférencière invitée Frances Edmonds de chez HP, afin d’en apprendre davantage sur les meilleures pratiques instaurées au sein d’autres entreprises. Nous avons, enfin, lancé des concours. Pour encourager de nouveaux comportements, j’ai toujours cru qu’il fallait les rendre amusants et éducatifs, » explique John.
Changer les habitudes en milieu de travail peut être difficile, surtout au sein d’une grande entreprise aux procédures établies depuis 300 ans. Toutefois, John a mis l’accent sur le défi d’imprimer de manière responsable, mais sans éliminer l’impression complètement. « Nous avons mis notre personnel au défi de réduire au maximum sa consommation quotidienne de papier, et avons été ravis de le voir proposer de nouvelles méthodes parfaitement en ligne avec cet objectif, » confie John. Ces méthodes incluent, par exemple, la sauvegarde de documents destinés aux clients dans des dossiers numériques (au lieu d’imprimer et de classer des copies papier), l’emploi de deux écrans pour comparer des documents et l’utilisation d’outils simples tels que les imprime-écrans et le marquage virtuel pour réviser et écrire des notes.
À la fin du mois d’avril, la compagnie avait déjà, en moyenne, réduit ses impressions internes de 39 % au sein de deux de ses plus importants bureaux, économisant plus de 62 boîtes de papier en deux semaines seulement. Et les bénéfices ne s’arrêtent pas là : John cite la statistique selon laquelle pour chaque dollar dépensé en papier, l’entreprise dépense 10 $ en temps utilisé par le personnel pour manier ce papier.
Forte de ses succès, la RSA du Canada a maintenant hâte de s’attaquer à deux autres Défis du bureau intelligent : l’un destiné à réduire ses déchets électroniques et l’autre, à diminuer sa consommation énergétique.
« Il est possible de poser des gestes qui sont à la fois bénéfiques pour l’environnement et susceptibles de réduire les coûts, tout en modernisant l’entreprise, conclut John. Cela demande juste un peu de conviction. »

Relevez le Défi du bureau intelligent dans votre milieu de travail! Cliquez ici pour savoir comment faire (anglais seulement).